Про затвердження Регламенту відділу «Центр надання адміністративних послуг-Дія» Райгородоцької сільської ради
Україна
РАЙГОРОДОЦЬКА СІЛЬСЬКА РАДА
БЕРДИЧІВСЬКОГО РАЙОНУ
ЖИТОМИРСЬКОЇ ОБЛАСТІ
РІШЕННЯ
Дев’ятнадцята сесія с.Райгородок VІІІ скликання
від 03.02.2022 року № 551
|
Про затвердження Регламенту відділу «Центр надання адміністративних послуг-Дія» Райгородоцької сільської ради
|
|
На виконання Закону України «Про адміністративні послуги», відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України від 01.08.2013 № 588 «Про затвердження Примірного Регламенту центру надання адміністративних послуг» та керуючись статтею 25 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», сільська рада
В И Р І Ш И Л А:
1.Затвердити Регламент відділу «Центру надання адміністративних послуг- Дія» Райгородоцької сільської ради, що додається.
2.Дане рішення набирає чинності з моменту його оприлюднення.
3. Контроль за виконанням рішення покласти на першого заступника сільського голови Олега Коріненка.
Сільський голова Максим САМЧИК
ЗАТВЕРДЖЕНО
Рішенням Райгородоцької
сільської ради
від 03.02.2022 року № 551
РЕГЛАМЕНТ
відділу «Центр надання адміністративних послуг-Дія»
Райгородоцької сільської ради
1.1. Цей Регламент визначає порядок організації роботи відділу «Центр надання адміністративних послуг-Дія» (далі – відділ ЦНАП-Дія), віддалених робочих місць адміністраторів, порядок дій адміністраторів центру та їх взаємодії із суб’єктами надання адміністративних послуг.
1.2. У цьому Регламенті терміни вживаються у значенні, наведеному в Законі України “Про адміністративні послуги”.
1.3. Надання адміністративних послуг у відділі «ЦНАП-Дія» здійснюється з дотриманням таких принципів:
верховенства права, у тому числі законності та юридичної визначеності;
оперативності та своєчасності;
доступності інформації про надання адміністративних послуг;
захищеності персональних даних;
раціональної мінімізації кількості документів та процедурних дій, що вимагаються для отримання адміністративних послуг;
неупередженості та справедливості;
доступності та зручності для суб’єктів звернення.
1.4. Відділ «ЦНАП-Дія» у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, актами центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, Положенням про центр та Регламентом центру.
1.5. Дотримання вимог Регламенту відділу «ЦНАП-Дія» є обов”язковим для виконання усіма працівниками виконавчих органів Райгородоцької сільської ради, представниками місцевих/регіональних дозвільних органів, органів виконавчої влади, які здійснюють прийом у відділі «ЦНАП-Дія».
Розділ 2. Вимоги до приміщення, в якому розміщується центр
2.1. Відділ «ЦНАП-Дія» розміщується в адміністративному центрі Райгородоцької територіальної громади в селі Райгородок.
На вході до приміщення розміщуються вивіска з позначенням відділ “Центр надання адміністративних послуг” та графіком його роботи.
Графік роботи відділу «ЦНАП-Дія» додатково затверджується окремим рішенням виконавчого комітету Райгородоцької сільської ради.
Вхід до відділу «ЦНАП-Дія», , пандусом та поручнями з обох боків для осіб з інвалідністю та інших маломобільних груп населення, а також місцями для тимчасового розміщення дитячих колясок.
На прилеглій до відділу «ЦНАП-Дія» території передбачено місце для безоплатної стоянки автомобільного транспорту суб’єктів звернення.
2.2. У приміщенні відділу «ЦНАП-Дія» здійснюється прийом, консультування, інформування та обслуговування суб’єктів звернення працівниками відділу та включає:
- сектор прийому;
- сектор інформування;
- сектор очікування;
- сектор обслуговування.
2.3. У Секторі прийому здійснюється загальне інформування та консультування суб’єктів звернення з питань роботи відділу «ЦНАП-Дія».
2.4. Сектор інформування облаштовується з метою ознайомлення суб’єктів звернення з порядком та умовами надання адміністративних послуг.
У секторі інформування розміщуються інформаційні стенди, постери (плакати) в зручному для перегляду місці, що містять актуальну, вичерпну інформацію, необхідну для одержання адміністративних послуг, а також інформацію щодо можливостей отримання послуг он-лайн в електронному вигляді, інформацію щодо здійснення прийому суб’єктів звернення з надання безоплатної правової допомоги.
Сектор інформування облаштований столами, стільцями, комп’ютерною технікою з вільним доступом до Інтернету та забезпечується канцелярськими товарами для заповнення суб’єктами звернення необхідних документів.
Для висловлення суб’єктами звернень зауважень і пропозицій щодо якості надання адміністративних послуг приміщення, де розміщений сектор інформування центру, облаштовується скринькою.
Для встановлення зворотного зв’язку із суб’єктами звернень в електронній формі у зазначеному приміщенні розміщена інформація, що містить гіпертекстові посилання та QR-коди на форми-опитувальники (анкети) для оцінювання суб’єктами звернення якості наданих їм адміністративних послуг, в тому числі на комп’ютерній техніці, у терміналах, інших технічних засобах, а також на відповідних веб-сайтах. Зазначена інформація розміщується окремо в секторах прийому, інформування, очікування та обслуговування.
2.5. Сектор очікування розміщується в просторому приміщенні, площа якого визначається залежно від кількості осіб, які звертаються до центру протягом дня, та облаштовується столами для оформлення документів та в достатній кількості стільцями, кріслами тощо.
2.6. Сектор обслуговування утворений за принципом відкритості розміщення робочих місць. Кожне робоче місце для прийому суб’єктів звернення має інформаційну табличку із зазначенням номера такого місця, прізвища, імені, по батькові та посади адміністратора відділу «ЦНАП-Дія».
2.7. Площа секторів очікування та обслуговування центру є достатньою для забезпечення зручних та комфортних умов для прийому суб’єктів звернення і роботи адміністраторів відділу .
Рекомендована площа секторів очікування та обслуговування становить для центрів, утворених на території міських, селищних, сільських територіальних громад з населенням:
2.8. На інформаційних стендах розміщується інформація, зокрема, про:
- найменування відділу «ЦНАП-Дія», його місцезнаходження та місцезнаходження його віддалених робочих місць, номери телефонів для довідок, адресу веб-сайту, електронної пошти;
- графік роботи відділу «ЦНАП-Дія», його віддалених робочих місць (прийомні дні та години, вихідні дні), який затверджується органом, що утворив центр, з урахуванням потреб суб’єктів звернення та відповідно до вимог Закону України “Про адміністративні послуги”;
- перелік адміністративних послуг, які надаються через відділу «ЦНАП-Дія», його віддалені робочі місця та відповідні інформаційні картки адміністративних послуг;
- строки надання адміністративних послуг;
- бланки заяв та інших документів, необхідних для звернення за отриманням адміністративних послуг, а також зразки їх заповнення;
- платіжні реквізити для оплати платних адміністративних послуг;
- супутні послуги, які надаються в приміщенні центру;
- прізвище, ім’я, по батькові начальника відділу «ЦНАП-Дія», контактні телефони, адресу електронної пошти;
- графік прийому суб’єктів звернення посадовими особами органу, що утворив відділ «ЦНАП-Дія», сільським головою;
- графік надання консультацій, прийому суб’єктів звернень суб’єктами, які забезпечують консультування та прийом у приміщеннях центру;
- інформацію щодо можливостей отримання послуг он-лайн в електронному вигляді;
- інформацію щодо електронного урядування та електронної демократії, розвитку цифрових навичок та цифрових прав громадян, цифрових інновацій та технологій.
2.9. Перелік адміністративних послуг, які надаються через відділ «ЦНАП-Дія», його віддалені робочі місця, повинен розміщуватися у доступному та зручному для суб’єктів звернення місці. Адміністративні послуги в переліку групуються за моделлю життєвих ситуацій суб’єктів звернення та/або сферами правовідносин (законодавства), та/або суб’єктами надання адміністративних послуг.
2.10. Бланки заяв, необхідні для замовлення адміністративних послуг, розміщуються на стендах-накопичувачах або стелажах із вільним доступом до них суб’єктів звернення або на веб-сайті органу, що утворив відділ «ЦНАП-Дія».
2.11. Особам з інвалідністю та іншим маломобільним групам населення забезпечується вільний доступ до інформації, зазначеної в цьому розділі, шляхом розміщення буклетів, інформаційних листів на стендах, інших необхідних матеріалів.
2.12. На основі узгоджених рішень із суб’єктами надання адміністративних послуг, у відділі «ЦНАП-Дія» можуть надаватись адміністративні послуги безпосередньо таким суб’єктам .
Розділ 3.Інформаційна та технологічна картки адміністративних послуг
3.1. Орган, що утворив відділ «ЦНАП-Дія», а також начальник відділу можуть вносити суб’єктові надання адміністративної послуги пропозиції щодо необхідності внесення змін до затверджених інформаційних та технологічних карток адміністративних послуг (у тому числі для документів дозвільного характеру у сфері господарської діяльності).
3.2. У разі внесення змін до законодавства щодо надання адміністративної послуги суб’єкт її надання своєчасно інформує про це орган, що утворив центр, а також начальника відділу, готує пропозиції щодо внесення змін до інформаційних та/або технологічних карток, згідно із законодавством.
Розділ 4. Інформаційна робота відділу
4.1. Працівники відділу «ЦНАП-Дія» :
- інформують за усним клопотанням суб’єкта звернення про належність порушеного ним питання до компетенції відділу;
- консультують суб’єктів звернення щодо порядку внесення плати (адміністративного збору) за надання платних адміністративних послуг, надає інформацію про платіжні реквізити для сплати адміністративного збору;
- надають іншу інформацію та допомогу, що необхідні суб’єктам звернення до прийому їх адміністратором.
4.2. Орган, що утворив відділ забезпечує роботу окремого розділу на своєму веб-сайті, де розміщується інформація, зазначена в пункті 2.8 розділу 2 цього Регламенту, а також відомості про найближчі зупинки громадського транспорту, під’їзні шляхи, місця паркування, доступність відділу для осіб з інвалідністю з порушеннями зору, слуху, опорно-рухового апарату, інша корисна для суб’єктів звернення інформація.
4.3. Інформація, яка розміщується в приміщенні відділу та на веб-сайті, повинна бути актуальною і вичерпною.
4.4. Суб’єктам звернення, які звернулися до відділу (до адміністраторів, що працюють на віддалених робочих місцях, з використанням засобів телекомунікаційного зв’язку (телефону, електронної пошти, інших засобів зв’язку), забезпечується можливість отримання інформації про надання адміністративних послуг у спосіб, що аналогічний способу звернення, або в інший вибраний суб’єктом звернення спосіб.
Розділ 5. Керування чергою у відділі «ЦНАП-Дія»
5.1. З метою забезпечення зручності та оперативності обслуговування суб’єктів звернення у відділі (його віддалених робочих місцях вживаються заходи для запобігання утворенню черги, а у разі її утворення - для керування чергою.
5.2. У відділі, на віддалених робочих місцях, може здійснюватися попередній запис суб’єктів звернення на прийом до адміністратора на визначену дату та час. Попередній запис може здійснюватися шляхом особистого звернення до відділу, адміністраторів центру, що працюють на віддалених робочих місцях, з використанням телефонного зв’язку та/або електронної реєстрації на веб-сайті центру (сторінки на веб-сайті органу, що утворив центр). Прийом суб’єктів звернення, які зареєструвалися шляхом попереднього запису, здійснюється у визначені начальником відділу «ЦНАП-Дія» години.
5.3. Відділ «ЦНАП-Дія» може здійснювати керування чергою в інший спосіб, гарантуючи дотримання принципу рівності суб’єктів звернення.
Розділ 6. Прийняття заяви та інших документів
у відділі «ЦНАП-Дія»
6.1. Прийняття від суб’єкта звернення заяви та інших документів, необхідних для надання адміністративної послуги (далі - вхідний пакет документів), та повернення документів з результатом надання адміністративної послуги (далі - вихідний пакет документів) здійснюється виключно у відділі або його віддалених робочих місцях.
6.2. У випадках, передбачених законодавством, а також на вимогу суб’єкта звернення адміністратор центру складає заяву в електронній формі, друкує її та надає суб’єкту звернення для перевірки та підписання.
6.3 .Прийняття заяв для отримання адміністративних послуг від фізичних осіб, у тому числі фізичних осіб - підприємців, здійснюється незалежно від реєстрації їх місця проживання, крім випадків, передбачених законом.
6.4. Прийняття від суб’єктів господарювання заяви про видачу документів дозвільного характеру та документів, що додаються до неї, декларації відповідності матеріально-технічної бази вимогам законодавства, видача (переоформлення, анулювання) документів дозвільного характеру, які оформлені дозвільними органами, та зареєстрованих декларацій здійснюються відповідно до Закону України “Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності”.
6.5. Суб’єкт звернення має право подати вхідний пакет документів у відділі, його відділеному робочому місці особисто, через представника (законного представника), надіслати його поштою (рекомендованим листом з описом вкладення) або у випадках, передбачених законом, за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку.
6.6. У разі коли вхідний пакет документів подається представником (законним представником) суб’єкта звернення, пред’являються документи, що посвідчують особу представника та засвідчують його повноваження.
6.7. Адміністратор відділу перевіряє відповідність вхідного пакета документів інформаційній картці адміністративної послуги, у разі потреби надає допомогу суб’єктові звернення в заповненні бланка заяви. У разі коли суб’єкт звернення припустився неточностей або помилки під час заповнення бланка заяви, адміністратор повідомляє суб’єктові звернення про відповідні недоліки та надає необхідну допомогу в їх усуненні.
6.8. Адміністратор відділу «ЦНАП-Дія» складає опис вхідного пакета документів, у якому зазначаються інформація про заяву та перелік документів, поданих суб’єктом звернення до неї, у двох примірниках.
6.9. Суб’єктові звернення надається примірник опису вхідного пакета документів за підписом і з проставленням печатки відділу, а також відмітки про дату та час його складення. Другий примірник опису вхідного пакета документів зберігається в матеріалах справи.
6.10. Адміністратор відділу «ЦНАП-Дія» під час отримання вхідного пакета документів зобов’язаний з’ясувати прийнятний для суб’єкта звернення спосіб його повідомлення про результат надання адміністративної послуги, а також бажане місце отримання оформленого результату надання адміністративної послуги (у відділі, його віддаленому робочому місці, спосіб передачі суб’єктові звернення вихідного пакета документів (особисто, засобами поштового зв’язку, у тому числі кур’єром за додаткову плату, або телекомунікаційного зв’язку чи в інший вибраний суб’єктом звернення спосіб), про що зазначається в описі вхідного пакета документів у паперовій та/або електронній формі.
6.11. Адміністратор здійснює реєстрацію вхідного пакета документів шляхом внесення даних до журналу реєстрації (у паперовій та/або електронній формі). Після внесення даних справі присвоюється номер, за яким здійснюється її ідентифікація та який фіксується на бланку заяви і в описі вхідного пакета .
6.12. У разі коли вхідний пакет документів отримано засобами поштового зв’язку і він не містить інформації про прийнятний для суб’єкта звернення спосіб його повідомлення, адміністратор відділу не пізніше наступного робочого дня надсилає суб’єктові звернення опис вхідного пакета документів електронною поштою (та/або його відскановану копію) чи іншими засобами телекомунікаційного зв’язку або поштовим відправленням.
6.13. Після реєстрації вхідного пакета документів адміністратор відділу формує справу у паперовій та/або електронній формі та в разі потреби здійснює її копіювання та/або сканування.
6.14. Інформацію про вчинені дії адміністратор відділу вносить до листа про проходження справи у паперовій та/або електронній формі (крім випадків, коли адміністратор є суб’єктом надання адміністративної послуги). Лист про проходження справи також містить відомості про послідовність дій (етапів), необхідних для надання адміністративної послуги, та залучених суб’єктів надання адміністративних послуг.
Розділ 7. Опрацювання справи (вхідного пакета документів)
7.1. Після вчинення дій, передбачених розділом 6 цього Регламенту, адміністратор відділу зобов’язаний невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня з урахуванням графіка роботи суб’єкта надання адміністративної послуги, надіслати (передати) вхідний пакет документів суб’єктові надання адміністративної послуги, до компетенції якого належить питання прийняття рішення у справі, про що робиться відмітка в листі про проходження справи із зазначенням часу, дати та найменування суб’єкта надання адміністративної послуги, до якого її надіслано, та проставленням печатки відділу «ЦНАП-Дія», що передав відповідні документи, та у разі потреби оформляється акт приймання-передачі.
7.2. Передача справ у паперовій формі від відділу «ЦНАП-Дія» (його віддаленого робочого місця до суб’єкта надання адміністративної послуги здійснюється в порядку, визначеному органом, що утворив центр, але не менше ніж один раз протягом робочого дня, шляхом отримання справ представником суб’єкта надання адміністративної послуги або їх доставки працівником центру, надсилання відсканованих документів з використанням засобів телекомунікаційного зв’язку або в інший спосіб.
7.3. Після отримання справи суб’єкт надання адміністративної послуги зобов’язаний внести запис про її отримання із зазначенням дати та часу, прізвища, імені, по батькові відповідальної посадової особи до листа про проходження справи та до акта приймання-передачі (у разі його оформлення).
7.4. Контроль за дотриманням суб’єктами надання адміністративних послуг строків розгляду справ та прийняття рішень здійснюється адміністраторами відділу «ЦНАП-Дія».
7.5. Суб’єкт надання адміністративної послуги зобов’язаний:
- своєчасно інформувати відділ про перешкоди у дотриманні строку розгляду справи;
- надавати інформацію на усний або письмовий запит (у тому числі шляхом надсилання на адресу електронної пошти) адміністратора відділу про хід розгляду справи.
У разі виявлення факту порушення вимог законодавства щодо розгляду справи (строків надання адміністративної послуги тощо) адміністратор відділу невідкладно інформує про це начальника відділу «ЦНАП-Дія».
Розділ 8. Передача вихідного пакета документів суб’єктові звернення
8.1. Суб’єкт надання адміністративної послуги невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня після оформлення результату надання адміністративної послуги, формує вихідний пакет документів та передає його до відділу «ЦНАП-Дія», (його віддаленого робочого місця), про що зазначається в листі про проходження справи та в акті приймання-передачі (у разі його оформлення).
8.2. Адміністратор відділу невідкладно у день надходження вихідного пакета документів повідомляє про результат надання адміністративної послуги суб’єктові звернення у спосіб, зазначений в описі вхідного пакета документів, здійснює реєстрацію вихідного пакета документів шляхом внесення відповідних відомостей до листа про проходження справи, а також до відповідного реєстру в паперовій та/або електронній формі.
8.3. Вихідний пакет документів передається суб’єктові звернення особисто під підпис (у тому числі його представникові (законному представникові)) у разі пред’явлення документа, що посвідчує особу та/або засвідчує його повноваження, або у випадках, передбачених законодавством, передається в інший прийнятний для суб’єкта звернення спосіб.
Інформація про дату отримання вихідного пакета документів суб’єктом звернення зазначається в описі вхідного пакета документів або в іншому документі, визначеному органом, що утворив відділ, і зберігається в матеріалах справи.
8.4. У разі незазначення суб’єктом звернення зручного для нього способу отримання вихідного пакета документів або його неотримання у відділі «ЦНАП-Дія» протягом двох місяців відповідні документи надсилаються суб’єктові звернення засобами поштового зв’язку. У разі відсутності відомостей про місце проживання (місцезнаходження) суб’єкта звернення та іншої контактної інформації вихідний пакет документів зберігається протягом тримісячного строку у відділі, а потім передається суб’єкту надання адміністративних послуг для архівного зберігання.
8.5. У разі коли адміністративна послуга надається невідкладно, адміністратор відділу реєструє інформацію про результат розгляду справи в журналі (у паперовій та/або електронній формі), негайно формує вихідний пакет документів та передає його суб’єктові звернення.
8.6. Відповідальність за несвоєчасне та неналежне надання адміністративних послуг несуть суб’єкти надання таких послуг та в межах повноважень адміністратори і начальник відділу «ЦНАП-Дія».
8.7. Інформація про кожну надану адміністративну послугу та справу в паперовій (копія документів) та/або електронній (скановані копії документів) формі (заява суб’єкта звернення та інші документи, визначені органом, що утворив центр) за рішенням органу, що утворив відділ, може зберігатися в приміщенні відділу «ЦНАП-Дія» та у приміщенні, де розміщено віддалене робоче місце.
У разі надання адміністративної послуги за допомогою державних реєстрів інформація про послугу зберігається у відповідному реєстрі.
Інформація про адміністративні послуги, надані у віддалених робочих місцях, подається відділу «ЦНАП-Дія» для узагальнення в порядку, визначеному Регламентом відділу.
Усі матеріали справи зберігаються у суб’єкта надання адміністративної послуги.
8.8. Суб’єкт звернення може відкликати свою заяву про надання адміністративної послуги до моменту прийняття рішення у справі, крім випадків, визначених законодавством.
Адміністратор відділу невідкладно у день надходження заяви здійснює її реєстрацію, про що робиться відмітка в листі про проходження справи із зазначенням часу та дати отримання заяви про відкликання, та невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня, передає суб’єкту надання адміністративної послуги, якому передано вхідний пакет документів щодо даної справи.
Суб’єкт надання адміністративної послуги невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня після отримання заяви про відкликання, повертає оригінали документів, подані для надання адміністративної послуги, до відділу «ЦНАП-Дія», про що зазначається в листі про проходження справи та в акті приймання-передачі (у разі його оформлення).
Адміністратор відділу невідкладно у день надходження оригіналів документів від суб’єкта надання адміністративної послуги повідомляє про це суб’єкту звернення.
Відкликання заяви про надання адміністративної послуги здійснюється з урахуванням процедур, визначених Регламентом.
Розділ 9. Особливості діяльності адміністратора, що працює на віддаленому робочому місці
9.1. Рішення про утворення віддаленого робочого місця адміністратора приймається органом, що утворив відділ, відповідно до вимог, зазначених у розділі 2 цього Регламенту, та з урахуванням потреб суб’єктів звернення, кількості населення, що буде ними обслуговуватися, та обсягу послуг, що надаватимуться.
Віддалене робоче місце адміністратора розміщується на першому або другому поверсі будівлі за умови створення належних умов для безперешкодного доступу для осіб з інвалідністю та інших маломобільних груп населення до такої будівлі.
Адміністратори , що працюють на віддаленому робочому місці, можуть обслуговувати населення одного або кількох старостинських округів.
9.2. У приміщенні, де розміщене віддалене робоче місце адміністратора, забезпечується розміщення актуальної, вичерпної інформації, необхідної для одержання адміністративних послуг, з дотриманням вимог, встановлених розділом 2 цього Регламенту.
9.3. Приміщення, де розміщено віддалене робоче місце адміністратора, облаштовується місцями для очікування суб’єктами звернень.
Сільський голова Максим САМЧИК
